第一條 目的依據

為規范政府采購代理資料的分類組卷及歸檔工作，確保檔案完整、準確、系統、安全和有效利用，根據《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》及其實施條例等有關規定，結合政府采購代理服務實際，制定本制度。

第二條 適用范圍

本制度適用于本公司（單位）承接的各類政府采購代理服務項目，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、詢價、單一來源采購等采購方式所產生的代理資料。

第三條 基本原則

政府采購代理資料的分類組卷及歸檔應當遵循以下原則：

（一）統一領導、分級管理；

（二）誰代理、誰歸檔，確保檔案與采購活動同步；

（三）分類科學、組卷合理、編排有序、目錄清晰；

（四）紙質檔案與電子檔案并存，內容一致；

（五）便于查閱、利用和監督管理。

第四條 管理職責

（一）公司檔案管理部門負責制定歸檔制度、監督指導和集中保管代理檔案；

（二）政府采購代理業務部門負責項目資料的收集、整理、分類組卷和移交歸檔；

（三）項目負責人對所代理項目檔案的完整性、真實性、及時性負直接責任；

（四）檔案管理人員負責歸檔驗收、登記編目、保管利用和鑒定銷毀等工作。

第五條 分類組卷要求

政府采購代理資料按項目進行組卷，即一個采購項目（含分標段、分包的，以最小采購單元為卷）組成一卷或若干卷。每卷資料按采購活動流程和文件性質分類排列，一般分為以下類別：

（一）采購前期文件：包括采購需求、采購方式選擇、采購計劃、委托代理協議等；

（二）采購文件：包括招標（談判、磋商、詢價）文件及其澄清、修改文件等；

（三）采購公告與公示：包括各類采購公告、變更公告、結果公告等；

（四）響應文件：包括供應商提交的投標（響應）文件及其電子文檔；

（五）評審文件：包括評審專家名單、評審標準、評審過程記錄、評審報告等；

（六）定標（成交）文件：包括中標（成交）通知書、采購結果確認等；

（七）合同與履約文件：包括政府采購合同、驗收報告、履約保證等相關文件；

（八）質疑與投訴處理文件：包括質疑答復、投訴處理決定等；

（九）其他與采購活動有關的文件資料。

卷內文件按照采購活動時間順序或邏輯關系排列，正文與附件合并排列，批復在前、請示在后，結論性文件在前、依據性文件在后。

第六條 歸檔要求

（一）代理項目完工后，項目負責人應在政府采購合同簽訂或履約驗收結束后30個工作日內完成資料整理，并向檔案管理部門移交歸檔；

（二）移交時須編制移交清單，雙方清點無誤后簽字確認；

（三）電子文件與紙質文件同步歸檔，電子文件應符合檔案管理相關標準，確保可讀、可用、可追溯；

（四）歸檔資料應字體清楚、簽字蓋章手續完備，照片、錄音、錄像等應附文字說明；

（五）會計檔案、人事檔案等不屬于本制度歸檔范圍的，按相關規定另行管理。

第七條 排列編目

（一）卷內文件應標明頁碼，填寫卷內文件目錄，主要責任者、文號、題名、日期等應清晰準確；

（二）備考表應標明卷內相關情況說明、立卷人、檢查人、歸檔日期等；

（三）案卷封面應注明采購項目名稱、采購方式、采購人、代理機構、開標時間、歸檔日期、保管期限等；

（四）保管期限一般為：采購活動中的重要文件永久保存，一般性文件定期30年或10年保存，具體按國家檔案管理規定執行。

第八條 檔案利用

（一）本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請單，經批準后方可查閱；

（二）外單位查閱檔案應持單位介紹信及本人有效身份證明，并履行審批手續；

（三）檔案一般不得外借，特殊情況需要借用的，應經單位負責人批準，辦理借閱登記，并按期歸還；

（四）查閱檔案時不得撕毀、涂改、污損、拆卷、抽換或擅自復制，涉密檔案按保密規定管理。

第九條 保管與銷毀

（一）檔案應存放在專用檔案室（柜），做好防火、防潮、防蟲、防光、防盜等工作；

（二）電子檔案應備份存儲并定期檢查，防止數據丟失、損壞；

（三）到期檔案應組織鑒定小組進行鑒定，經批準后銷毀；銷毀時應編制清冊，由鑒定人、監銷人簽字，并在指定地點銷毀，不得出售或作其他用途；

（四）補充歸檔的材料應及時歸檔并調整相應卷冊和目錄。

第十條 附則

本制度由本單位（檔案管理部門或政府采購代理業務部門）負責解釋。本制度自發布之日起施行。